GIDOO
La gestion interne des cabinets comptables avec odoo
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Bienvenue dans cette présentation de GIDOO, la gestion interne sur Odoo pour les experts comptables.
Le projet est de vous présenter le fonctionnement de GIDOO pour suivre :
- CRM & Ventes
Optimiser l'arrivée du nouveau client (devis & lettre de mission), présenter les propositions d'accompagnement du cabinet - Gestion de la production
Suivre la production, la saisie des temps, l'analyse des bonis malis, - Facturation
Facturer, encaisser, émettre les prélèvements, relancer - Comptabilité
Suivre sa compta et sortir son bilan.
1- CRM & ventes
Le CRM odoo, c 'est quoi ?
C'est l'outil qui va vous permettre de suivre tous les prospects du cabinet.
- Gestion des leads entrants
- Suivi du parcours du prospects
- Communication intégrée avec le prospect (mail ou sms)
- Traçabilité des échanges
- Suivi du pipe de prospects valorisé
- Affectation à différents commerciaux...
Le CRM odoo est l'outil ultime pour transformer vos leads en prospect
Lorsque le prospect désire obtenir une proposition d'accompagnement, il suffit de cliquer sur "réaliser un devis" !
La proposition d'accompagnement / le devis
Le projet est d'accompagner le prospect dans la réponse à ses besoins tout en lui proposant une offre ajustée à son budget.
Pour cela, vous pouvez proposer des missions valorisées à l'heure, à la tâche, à la quantité...
En tenant compte du statut u prospect : E.I, SARL, BNC...
Voici un exemple de proposition d'accompagnement en pack qui est intégré dans gidoo, et donc repris directement sur le devis ou sur la lettre de mission!
Xperdoo vous accompagnera pour définir votre politique tarifaire, et établir vos différentes propositions d'accompagnement.
Fort de plus de 20 ans d'expertise en gestion de cabinet comptable, xperdoo vous accompagnera pour créer l'offre de votre cabinet adaptée à votre stratégie.
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La proposition peut être envoyée par mail directement au prospect pour signature numérique intégrée.
Le devis envoyé pourra être automatiquement intégré dans une magnifique présentation de votre cabinet :
Une fois le devis envoyé, je garde la traçabilité sur la vie du devis :
- date d'envoi du devis par mail
- échange possible avec le prospect directement à partir du CRM pour garder la trace de tous les échanges
- devis vu
- devis signé
- devis payé (éventuellement)...
La lettre de mission
La lettre de mission est le document juridique qui va permettre de finaliser et cadrer la relation entre le futur client et le cabinet. 
Vous pouvez créer autant de lettre de mission que nécessaire (BIC, BNC, IRPP, social, juridique...)
L'OEC a défini des modèles standards de lettre de mission, mais il vous est possible de les personnaliser sur GIDOO.
GIDOO vous met à disposition les modèles standards de l'OEC, mais il vous est possible de configurer vos propres lettres de mission.
Vous avez deux façon de concevoir vos Lettres de mission :
- Soit vous la concevez comme un document juridique qui n'a pas de valeur commerciale
- Soit c'est votre document commercial qui devra donc être le plus attrayant possible.
GIDOO vous propose les deux façons : soit un contrat juridique sans mise en forme marketing, soit un document commercial avec possibilité de le mettre en forme afin qu'il soit un document "vendeur".
Les différents éléments peuvent être repris du devis (la description de l'activité du prospect par exemple), et le tableau de répartition des fonctions sera également modifiable sur le devis et sera repris sur la lettre de mission.
La lettre de mission sera signée grâce à la signature numérique intégrée à odoo.
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2- Gestion de production
Lorsque le devis / la lettre de missions est signé(e), GIDOO va directement créer le dossier du client, et les tâches affectées à chaque missions vendues.
Il ne reste plus au manager qu'à affecter le dossier à l'un des collaborateurs du cabinet.
Pour cela, il peut s'appuyer sur le plan de charge des collaborateurs afin de savoir quel collaborateur peut suivre ce nouveau client en plus de ses clients actuels.
GIDOO présente à chaque collaborateur la liste de ses dossiers et des tâches à réaliser par dossier. Le collaborateur a la possibilité de suivre cette liste sous forme de diagramme de GANTT ou sous forme de liste à sa convenance.
Le module projet d'odoo est le cœur du suivi de la production pour les collaborateurs et leurs managers.
Il va permettre aux collaborateurs d'optimiser leur production et aux managers de suivre la production des collaborateurs.
L’ensemble des vues est paramétrable afin d'adapter odoo au fonctionnement du cabinet.
Chaque collaborateur voit les tâches qui lui incombent (en compta ou social ou juridique) alors que le manager peut avoir la vue globale du dossier.
GIDOO intègre le suivi des dossiers sous forme de tableau de bord, chaque réunion de suivi de l'équipe fera l'objet d'une synthèse près remplie et disponible dans le suivi du dossier.
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Gestion des dossiers et bonis / malis
C'est le cœur du suivi des dossiers : permettre aux managers d'avoir une liste de tous les bonis malis pour chacun des dossiers qui précise : le temps prévu, le temps passé, la marge en €...
Ce tableau est entièrement paramétrable en fonction des besoins de suivi de chaque cabinet.
Saisie des temps
La saisie des temps peut se faire en fonction des préférence de chaque collaborateurs : soit directement sur la tâche qu'il est en train de réaliser, soit en fin de journée en saisissant ses temps sur son timesheet.
-> cas où le collaborateur saisit ses temps sur chaque tâche exécutée :
Lorsque le collaborateur exécute une tâche (TVA, fiche de paie...) il lui est possible de mettre en route un chronomètre afin de calculer au plus juste les temps passés sur la tâche, il peut également créer une ligne de saisie des temps sans passer par le chronomètre.
-> cas où le collaborateur saisit ses temps à la fin de la journée sur son timesheet
le collaborateur aura la possibilité de saisir ses temps en enregistrant directement les temps de la période sur son timesheet :
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3- Facturation / Abonnements
Les cabinets d'expertise comptables utilisent tous les formats de facturation.
GIDOO va vous permettre de facturer vos clients selon tous les formats désirés :
- Facturation au temps passé
- Facturation à l'avancement
- Facturation au forfait
- Facturation à la quantité.
La facturation au temps passé peut être réalisée automatiquement : GIDOO va récupérer les temps passés sur chaque dossier paramétré à la facturation au temps passé et proposer la facturation en fonction des temps saisis sur le dossier par les membres de l'équipe.
La facturation à l'avancement est la facturation en fonction de jalon définis sur le projet : avancement de 30% de la production sur le dossier => facturation de 30%...
La facturation au forfait est la facturation définie sur la lettre de mission, elle n'est pas dépendante d'élément de production. Il sera possible de facturer les prestations exceptionnelles et les dépassements de budget si besoin.
La facturation à la quantité, c'est le cas de la facturation à la fiche de paie. Vous aurez la possibilité de compléter ou d'importer le tableau des fiches de paie réalisées afin de préparer la facturation.
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GIDOO va vous proposer une préfacturation et vous laisser le soin de la valider et de l'envoyer à vos clients, mais vous avez également la possibilité d'autoriser odoo à envoyer les factures directement et automatiquement.
La facturation sera liée à la création des prélèvements et à l'envoi du fichier des prélèvements (XML) sur votre service bancaire. odoo va également vous permettre de créer et faire signer en numérique vos mandats de prélèvement SEPA.
4- Comptabilité
ODOO est un logiciel complet de comptabilité, il va vous permettre de
- suivre vos ventes provenant de la production et directement enregistrées en comptabilité,
- d'importer vos factures d'achats et de frais généraux (y/c les frais de déplacement) qui seront scannées et comptabilisée par ODOO
- de synchroniser vos banques (normes DSP2)
- de suivre vos immobilisations, et emprunts
- de générer automatiquement les CCA et PCA,
- de saisir vos OD de clôture
- de faire votre TVA avec envoi par EDI de la TVA et de son règlement
- d'éditer les documents financiers de fin d'années
Et comme odoo repose sur le principe d'une base de données, toutes les datas seront analysables sur simple requête, et donc il vous sera possible de créer tous les tableaux de suivis et d'analyse que vous désirez !
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