Odoo Sign facilite l'envoi, la signature et l'approbation de documents en ligne grâce à l'utilisation de signatures électroniques.

Une signature électronique témoigne de l'accord d'une personne sur le contenu d'un document. À l'instar d'une signature manuscrite, elle engage légalement son auteur vis-à-vis des conditions stipulées dans le document signé.

Avec Sign, il suffit de télécharger un fichier PDF, d'y intégrer des champs, et ceux-ci peuvent être automatiquement préremplis à partir des données utilisateur disponibles dans votre base de données.

 Quelle est la validité des signatures électroniques sur odoo ?

Les documents signés via l’application Odoo Sign sont reconnus comme des signatures électroniques valides dans l’Union européenne et aux États-Unis. Ils respectent également les normes applicables aux signatures électroniques dans de nombreux autres pays. Cependant, la validité juridique des signatures électroniques produites par Odoo varie selon les lois en vigueur dans chaque pays. Les entreprises opérant à l’international doivent également tenir compte des réglementations relatives aux signatures électroniques dans les pays concernés.

Conformité européenne

Le Règlement eIDAS fournit le cadre des signatures électroniques dans les 27 États membres de l’Union européenne. Il reconnaît quatre types de signatures électroniques :

1. simple ;
2. avancé ;
3. avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié ;
4. qualifié.

Odoo génère le premier type, les signatures électroniques simples ; ces signatures sont légalement valides au sein de l’Union européenne, comme le stipule le Règlement eIDAS.

Les signatures électroniques peuvent ne pas être automatiquement reconnues comme valides. Il se peut que vous deviez apporter des preuves de la validité d’une signature. Alors que l’application Signature fournit une signature électronique simple, certaines preuves sont automatiquement recueillies au cours du processus de signature, telles que :

1. Validation par mail et par SMS (si activée)
2. Preuve d’identité solide via itsme® (disponible en Belgique et aux Pays-Bas)
3. Journaux d’accès horodatés, IP et géographiquement traçables aux documents et aux signatures associées.
4. Traçabilité et inaltérabilité des documents (toute altération apportée à un document signé est détectée par Odoo grâce à l’aide de preuves cryptographiques)

Source : https://www.odoo.com/documentation/18.0/fr/applications/productivity/sign.html

Quel type de signature électronique choisir ?

Le choix du niveau de signature électronique, tel que défini par le règlement eIDAS, dépend de l’importance et des enjeux liés au document à signer. En cas de litige, plus le niveau de fiabilité de la signature est élevé, plus il sera difficile d’en contester la validité et les engagements qu’elle renferme.

Une analyse des risques de litige est donc recommandée pour déterminer le niveau de signature adapté à vos besoins.

1. La signature électronique simple (niveau 1)

Ce type de signature est utilisé dans des contextes où la simplification des processus internes est prioritaire. Elle inclut des méthodes comme :

• La saisie d’un code secret (ex. : code de carte bancaire).
• Une signature manuscrite réalisée sur un appareil électronique.
• L’utilisation d’une signature manuscrite scannée et apposée sur un document.

Bien qu’elle soit parfois appelée "signature numérique", sa valeur juridique reste limitée. Elle ne garantit ni l’intégrité des données signées ni l’identité du signataire. Cependant, elle peut servir de commencement de preuve par écrit pour des usages comme des autorisations, des commandes, ou des accusés de réception.

2. La signature électronique avancée (niveau 2)

La signature électronique avancée est largement adoptée par les entreprises. Elle repose sur l’utilisation d’une clé privée, accessible uniquement au signataire, souvent via son smartphone. Ce niveau de signature permet :

• D’identifier le signataire avec certitude.
• De lier la signature à son auteur.
• De garantir l’intégrité des données signées.

Dans certains cas, un contrôle renforcé est réalisé, notamment par le téléchargement d’une pièce d’identité pour authentification par le prestataire de signature électronique.

Cette signature est fréquemment utilisée pour des documents tels que :

• Factures dématérialisées.
• Contrats de travail.
• Compromis de vente immobiliers.
• Contrats d’assurance-vie.

3. La signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3)

Ce niveau offre une garantie supplémentaire par rapport à la signature avancée. Il repose sur un certificat de signature électronique qualifié, conforme aux exigences du règlement eIDAS, délivré par un prestataire de confiance.

Pour obtenir ce certificat, l’identité du signataire doit être vérifiée, soit :

• Lors d’un rendez-vous en face-à-face avec un agent qualifié (par exemple, un agent de La Poste).
• Via un service certifié de vérification d’identité à distance.

Ce niveau de signature est particulièrement adapté aux documents nécessitant une sécurité et une fiabilité maximales.

Source : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/la-signature

Conclusion

odoo sign procure une signature électronique de niveau 1, dite "signature électronique simple".

Cette signature permet de valider le commencement de preuve pour les bons de commande.

Les signatures électroniques peuvent ne pas être automatiquement reconnues comme valides. Il se peut que vous deviez apporter des preuves de la validité d’une signature. Alors que l’application Signature fournit une signature électronique simple, certaines preuves sont automatiquement recueillies au cours du processus de signature, telles que :

1. Validation par mail et par SMS (à activer !!)
2. Journaux d’accès horodatés, IP et géographiquement traçables aux documents et aux signatures associées (automatique).
3. Traçabilité et inaltérabilité des documents (toute altération apportée à un document signé est détectée par Odoo grâce à l’aide de preuves cryptographiques) (automatique).